Make your own free website on Tripod.com

ORGANISASI DAN PENGURUSAN

Pensyarah : mekyam@tm.net.my

 

 

Peranan Pengurus

Definisi

Lloyd (1992) mendifinisikan peranan sebagai satu set/kumpulan tingkahlaku yang tersusun serta berkait rapat dengan tugas yang dikenal pasti. Manakala pengurus didefinisikan oleh Stoner (1992) sebagai perancang, penganjur, ketua dan pengawal dalam sesebuah organisasi. Mengikut Robbins (1998), peranan ialah satu set pola kelakuan jangkaan yang telah diperolehi oleh sesorang individu yang mempunyai kedudukan dalam sesuatu unit sosial. Manakala pengurus pula sebagai individu yang mencapai matlamat-matlamat melalui orang lain. Seorang pengurus akan membuat keputusan, mengagihkan sumber dan mengarah aktivitivi orang bawahannya supaya mencapai matlamat organisasi.
Peranan pengurus dalam organisasi meliputi  tindakan -tindakan tertentu yang diperlukan oleh pengurus melaksanakannya dan cara-cara di mana pengurus dikehendaki mengakur.(Fleet dan Peterson 1994)  . Oleh itu, setiap pengurus memainkan banyak peranan supaya matlamat organisasi tercapai.
 Pengarang-pengarang buku pengurusan , Ivancevich, Donnely dan Gibson, (1989),Pierce dan Dunham (1990), Fleet & Peterson, (1994), Stoner, Freeman, dan Gilbert, (1995), Rue dan Byars, (1997) dan Jones, George, dan Hill, (1998) merujuk kepada penyelidikan yang dijalankan oleh Mintzberg (1973) tentang peranan seorang pengurus. Menurut Mintzberg terdapat 10 peranan yang berbeza tetapi mempunyai saling kaitan yang rapat.  Mintzberg menggolongkan 10 peranan pengurus itu kepada tiga kategori utama iaitu:
Peranan 'interpersonal'- menolong pengurus agar organisasi berjalan lancar.
Peranan Maklumat- menyediakan saluran informasi yang betul dan bijak.
Peranan Pembuat Keputusan- membolehkan pengurus membuat keputusan yang bijak dan tepat..

Peranan 'Interpersonal'
Kategori ini mempunyai 3 peranan iaitu ketua, pemimpin dan 'liaison'.  Ketiga-tiga peranan bercabang daripada kuasa pengurus yang formal dan berfokus kepada perhubungan 'interpersonal'. Dengan melaksanakan ketiga-tiga peranan ini akan membolehkan pengurus memainkan peranan maklumat dan seterusnya peranan yang berkaitan dengan membuat keputusan.
 Peranan ketua Sebagai orang nombor satu dalam organisasi,  ketua adalah simbolik : Pengurus menjadi wakil bagi organisasi dalam melakukan tugas rutin yang bersifat  sosial atau perundangan. Beberapa contoh peranan ketua ialah menghadiri majlis perkahwinan orang bawahan, sebagai dekan kolej yang menyampaikan sijil kepada para graduan, meraikan tetamu luar makan tengah hari  mengiringi  kumpulan pelawat atau pelajar kolej semasa lawatan ke kilang.
Peranan pemimpin oleh kerana pengurus mempynyai hubungan terus dengan orang ramai, beliau haruslah bertanggungjawab terhadap tindakan orang bawahan yang melibatkan mengarah dan menyelaras aktiviti-aktiviti orang bawahan.  Ini termasuk mengupah, melatih, menaikkan pangkat, membuang pekerja dan memotivasi pekerja.  Peranan memimpin juga melibatkan mengawal dan mempastikan semua aktiviti dijalankan mengikut pelan yang ditetapkan.
Peranan 'Liaison'- pengurus seperti juga ahli politik di mana mereka perlu bekerja dengan setiap orang dalam organisasi mahupun orang luar demi mencapai matlamat organisasi.  Dalam organisasi, pengurus perlu berhubung dengan pengurus-pengurus yang lain dan juga individu yang lain. Mereka perlu mempunyai hubungan yang baik dengan pengurus-pengurus yang menghantar kerja kepada unitnya dan pengurus-pengurus yang menerima kerja daripada unitnya. Contohnya, seorang dekan kolej perlu ada hubungan dengan individu-individu di seluruh kampus.  Pengurus perlu juga berhubung dengan individu yang penting di luar organisasi.  Contohnya, bila seorang pengurus jualan berinteraksi dengan pengurus-pengurus jualan yang lain dalam satu pertubuhan pemasaran, beliau sedang menjalin perhuhungan 'liaison'.
 

Peranan Maklumat

Pengurus memainkan peranan yang penting dalam menerima dan menghantar maklumat yang tidak rutin.  Berasaskan tiga peranan 'interpersonal' yang telah dibincangkan, pengurus telah membina satu rangkaian perhubungan 'interpersonal'.  Perhubungan ini membantu pengurus mengumpul dan menerima maklumat,  sebagai pemantau dan menghantar maklumat seterusnya sebagai penyebar dan jurucakap.
Peranan pemantau - mengkaji kawasan persekitaran untuk mengumpul maklumat, perubahan, dan masalah yang boleh mempengaruhi unit. Perhubungan formal dan tidak formal yang telah wujud semasa menjalinkan hubungan 'liaison' akan membantu pengurus dalam peringkat ini.  Maklumat yang didapati boleh mempengaruhi prestasi seluruh organisasi seperti maklumat-maklumat tentang pergerakan persaingan yang akan dilakukan oleh syarikat lain.
Peranan penyebar segala  maklumat penting sama ada arahan, siaran  akan disebarkan  kepada orang-orang bawahan melalui saluran tertentu.  Antaranya seperti penghantaran memo antara jabatan, mesyuarat jabatan, interkom serta surat siaran. Contohnya, presiden sebuah syarikat dalam perbualannya semasa rehat dan makan tengah hari mungkin mendapat maklumat tentang salah sebuah firma yang merupakan pelanggannya akan bankrap, maka beliau akan mengarah pasukan jualannya supaya berhenti menjual secara kredit kepada firma tersebut. Pengurus yang bertanggungjawab akan mempastikan semua pekerja menerima maklumat yang betul dan tepat , lebih-lebih lagi yang berkaitan dengan prosedur kerja.
Peranan jurucakap di sini peranan pengurus seolah-olah pegawawi diplomatik di mana ia menjadi wakil organisasi untuk berurusan dengan orang luar, badan kerajaan, kontraktor yang menjadi pelanggan di samping kakitangan dalaman sendiri. Dengan adanya jurucakap, kepentingan serta keperluan kedua-dua pihak akan dipenuhi. Sebagai contoh, ia mewakili unitnya dalam tuntutan gaji. Begitu juga respon yang per;u ditunjukkan apabila timbul isu daripada pihak luar seperti pelanggan merungut kerana ketidakcukupan keperluan di pasaran.
 

Peranan Membuat Keputusan

Menjalinkan hubungan 'interpersonal' dan mengumpul maklumat adalah penting untuk seorang pengurus tetapi adalah tidak mencukupi kalau peranannya sekadar tahap ini sahaja. Peranan tadi menjadi 'input' kepada proses membuat keputusan.  Adalah dipercayai bahawa peranan membuat keputusan yang terdiri daripada 'entreprenuer',  pengurus gangguan,  pembahagian sumber, dan perunding merupakan peranan-peranan pengurus yang sangat mustahak.
Peranan 'entreprenuer' - melibatkan pengurus itu membawa perubahan yang baik kepada unitnya.  Seorang penyelia yang berkesan akan selalu mencari ide-ide yang baru yang membolehkan prestasi unitnya dipertingkatkan.  Seorang dekan kolej akan selalu merancang perubahan supaya mencapai kualiti pendidikan yang lebih tinggi.  Seorang pengurus pemasaran akan sentiasa mencari ide-ide supaya  produk lama atau baru memuaskan hati pelanggan
Peranan pengurus gangguan - pengurus-pengurus perlu membuat keputusan atau mengambil tindakan pembetulan bila masalah wujud di luar kawalan  mereka.  Selalunya, keputusan perlu dibuat dengan segera dan ini bermaksud peranan ini perlu diberi keutamaan berbanding peranan yang lain.  Matlamat segera adalah untuk membawa kestabilan kepada unitnya.  Contohnya, bagaimana seorang penyelia kilang mengurus suatu mogok pekerja atau bagaimana seorang pengurus teknikal respon kepada kerosakan alatan yang utama di unitnya.  Kebolehan mengurus gangguan dalam persekitaran adalah sangat penting kepada seorang pengurus. Ini adalah kerana setiap minit yang terbuang akan mengurangkan prodiktiviti dan dalam masa yang sama meningkatkan kos. Pengurus perlu  respon dengan segera dan membawa kestabilan kepada persekitaran yang di bawah jagaannya.
Peranan pengagihan sumber - Pengurus juga perlu membuat keputusan untuk pengagihan sumber seperti kewangan, manusia, masa dan alatan.  Biasanya sumber adalah terhad, oleh itu pengurus perlu bijak dalam mengagihkan sumber tadi.  Seorang penyelia di kilang perlu membuat keputusan adakah satu jadual kerja lebih masa diatur atau pekerja sambilan perlu diupah.  Beliau perlu membuat satu keputusan yang boleh membawa faedah kepada unitnya dan seterusnya kepada organisasinya. Seorang dekan kolej perlu membuat keputusan apakah kursus-kursus yang boleh ditawarkan berdasarkan kepada jabatan-jabatan dan tenaga pengajar yang sedia ada di kolej.

Peranan perunding -  seorang pengurus perlu berunding dengan  individu-individu atau unit lain demi mencapai kebaikan bersama.  Perundingan ini boleh berkaitan dengan kerja, prestasi, objektif, sumber-sumber dan perkara-perkara lain yang boleh mempengaruhi unitnya.  Seorang pengurus jualan boleh berunding dengan unit pengeluaran tentang pesanan khas untuk pelanggan yang besar.  Seorang penyelia boleh berunding dengan pihak atasan untuk mendapatkan sebuah komputer bagi unit jagaannya, manakala seorang  pengurus besar boleh berunding dengan seorang wakil pertubuhan pekerja sekiranya timbul isu seperti kebajikan pekerja dan lain-lain .